Mijn advies is om ChatGPT Business als uitgangspunt te nemen. De combinatie van een gedeelde AI-werkplek, beheer, gedeelde werkwijzen en beschikbare koppelingen past op dit moment het beste bij het doel van deze eerste fase: een praktische basis creëren die medewerkers eenvoudig kunnen gebruiken. Ook is op dit moment het ecosysteem van ChatGPT naar mijn mening het beste, vooral met de recente introductie van ChatGPT Work en het hoge tempo waarin OpenAI gebruiksvriendelijkheid-updates blijft uitvoeren. Dit advies is daarnaast ook gebaseerd op mijn huidige praktijkervaring bij andere bedrijven, waarin deze werkwijze goed aansluit bij niet-technische gebruikers en centraal beheer. Claude Team blijft daarnaast een reëel alternatief, maar in mijn ervaring zijn de modellen qua tokenkosten minder efficiënt en daardoor minder goed bruikbaar in de praktijk.

De eerste fase geeft ons genoeg tijd om de zakelijke basis zorgvuldig in te richten, met echte werkzaamheden te testen en bij te sturen. De opdeling in twee maanden is bewust: vooraf is nog niet betrouwbaar te voorspellen welke werkwijzen de meeste waarde opleveren, welke bronnen daarvoor bruikbaar zijn en welke technische- of rechtenvragen met de systeembeheerder moeten worden opgelost. Door eerst te onderzoeken wat er mogelijk is en vervolgens gericht te testen, voorkomen we dat we tijd besteden aan een oplossing voor een probleem dat in de praktijk niet relevant is.

Tijdens deze fase plannen we elke twee weken een richtinggevend overleg. Ik laat zien waar ik aan heb gewerkt, welke bevindingen er zijn en waar keuzes of bijsturing nodig zijn. Dit zal zijn in de vorm van een open gesprek waarmee we de prioriteiten samen scherp houden.

Daarnaast plan ik waar nodig korte video-overleggen met de geselecteerde testgebruikers. Die gesprekken gebruiken we om de werkwijze te begrijpen, de aanpak toe te lichten, context en bronmateriaal te verzamelen en feedback op de eerste uitkomsten op te halen. Zo sluiten we aan op echte knelpunten in plaats van oplossingen te bouwen op aannames.

Waar dat helpt, gebruik ik daarnaast korte vragenlijsten en maak ik (met toestemming) opnames van meetings. Daarmee brengen we processen, obstakels en terugkerende vragen gestructureerd in beeld. Op basis van die informatie geef ik advies over waarde, haalbaarheid, en een passende volgorde. Jullie bepalen vervolgens samen met mij welke prioriteiten we oppakken en welke onderwerpen beter voor een latere fase kunnen worden bewaard.

Fase 1 is een zelfstandige implementatie- en bewijsfase. Na twee maanden beschikt Align Matters over een ingerichte AI-werkplek voor de testgroep, praktische ervaring met de gekozen werkwijzen en een onderbouwd beeld van wat in de dagelijkse praktijk wel en niet waarde toevoegt.

Na afloop lever ik een kort schriftelijk advies op. Dat bevat de geteste werkwijzen voor zover haalbaar, de belangrijkste bevindingen, bekende beperkingen, resterende prioriteiten en een advies over een eventuele volgende stap. Dit bespreken we in een gezamenlijk eindgesprek.

Een eventuele vervolgfase leggen we bewust nog niet vooraf vast. Tijdens fase 1 wordt pas duidelijk welke afdelingen het meeste baat hebben bij verdere inzet, welke agents en skills zich in de praktijk bewijzen, welke werkzaamheden nog aandacht vragen en welke technische of organisatorische voorwaarden daarvoor nodig zijn. Zo voorkomt Align Matters dat zij vooraf investeert in een brede uitrol, training of maatwerk zonder bewezen behoefte.

Als een vervolg gewenst en inhoudelijk onderbouwd is, kan dat bijvoorbeeld bestaan uit:

Ik houd fase 2 voor nu bewust apart, omdat het nog onduidelijk is waar we precies staan aan het eind van de eerste twee maanden. Dit hangt onder andere ook af van de complexiteit van implementatie binnen fase 1, samenwerking met IT en tempo communicatie met de testgroep. Wel behouden jullie zelf de keuze of jullie verder willen met fase 2, of dat jullie liever zelfstandig verder gaan. In beide gevallen zal ik wel beschikbaar blijven als aanspreekpunt.

De looptijd van twee maanden begint zodra de testgebruikers zijn aangewezen, rechtstreeks contact met de systeembeheerder mogelijk is en een bevoegd contactpersoon voor het afsluiten van de zakelijke abonnementen bekend is. Ik begin dan met de technische voorbereiding en verzamel de benodigde context gedurende de eerste maand. Als benodigde toegang of informatie later beschikbaar komt, stemmen we de gevolgen voor de planning samen af.

Dit voorstel is bedoeld als basis voor het gesprek, niet als kleine lettertjes. Drie zaken leg ik hier alvast helder vast:

Ik hoor graag welke onderdelen jullie willen aanscherpen of aanvullen. Reageren kan per e-mail; ik plan ook graag een korte videocall om het voorstel samen door te nemen.

Gaan jullie akkoord met fase 1 zoals hierboven beschreven, met ChatGPT Business als uitgangspunt en dinsdag 25 augustus 2026 als beoogde startdatum, dan stuur ik binnen enkele werkdagen de projectovereenkomst met daarin de definitieve startdatum en overige afspraken. Na ondertekening plannen we direct de eerste afstemming met de werkgroep en de systeembeheerder.